業務の自動化は、どの作業から始めるか

①何を入力するか、②何を作るか、③誰が確認するか、④失敗したときどう戻すか。例えば「案件名・数量・単価を入力し、見積書を作成し、担当者が金額を確認してから送る」と整理します。送信や請求まで自動で実行するかは別に決めます。

金額は税込の参考価格です。接続先、利用人数、保存、権限、帳票の数などで変わります。

仮に1日30分の作業を月20日行うなら、月10時間です。これは計算例であり、導入実績や削減保証ではありません。ツール導入後も入力、内容確認、例外対応、更新にかかる時間を見積もります。人の確認を省くために誤った送信や集計を増やしてしまわないようにします。

現在のExcelの項目と、完成した見積書の見本を機密情報なしで確認します。単価、消費税、端数、値引き、番号、保存場所を整理します。試作で計算と帳票の形を確認し、問題があれば項目やルールを調整します。見積書を自動で相手へ送る機能は、承認と送信条件を別に合意します。

誰が閲覧・編集できるか、外部へ送ってよい情報、保存期間、バックアップ、退職・異動時の権限変更を確認します。外部AIや他社のサービスを使う場合は、送る情報と継続費用を説明してから決めます。単にパスワードを付ければ安全が完成するわけではありません。

「何の作業に何分かかるか」「月に何回あるか」「今のファイル形式」「利用する人数」「完成形」を教えてください。最初の段階で詳しい仕様書は不要です。顧客名や秘密の単価を除いた見本を使い、どの範囲から始めるかを整理します。